En principe, le principal objectif des entreprises commerciales est de réaliser le plus de profits et de faire le maximum de chiffres d’affaires chaque année. Encaisser à l’heure prévue et la date prévue figure alors parmi les grands challenges de toute entreprise voulant avoir une bonne santé financière. Toutefois, le non-paiement des factures par les clients compromet souvent l’atteinte de cet objectif. Même si les clients ne sont pas forcément de mauvaise foi, le règlement de leur facture ne relève pas parfois de leurs priorités. Il arrive alors que les clients oublient la date de paiement de leurs factures. Pour la bonne gestion de l’entreprise, il faut alors relancer ces clients pour qu’ils vous paient le plus vite possible. Or, cette relance nécessite des tactiques et méthodes afin que la relation avec eux soit bien préservée. On vous délivre alors quelques secrets d’une relance client efficace.
Utiliser une même procédure de relance pour tous les clients
La relance client peut se faire de différentes manières. Elle peut se faire par mail, par téléphone ou par lettre. Mais la question est ici de savoir comment la faire sans briser le lien existant entre vous et votre client ou bien pour qu’il reste fidèle à votre entreprise. La première méthode de relance client est alors de mettre en place une même procédure de relance pour tous vos clients. Bien sûr chaque profil client est différent les uns des autres. Pour réaliser une relance client, vous devez alors personnaliser votre relance en fonction du profil de votre client. Dans ce cas, vous devez bien choisir la fréquence, les canaux de communications à utiliser et le ton que vous utiliserez. Bien évidemment, vous perdrez beaucoup de temps et plusieurs employés seront mobilisés sur le projet si vous traitez les relances au cas par cas. Il vous suffit alors de classifier les différents clients en groupe et d’assigner à chaque groupe une procédure qui lui est spécifique.
Prévoir une étape de prévenance dans la procédure de relance client
Pour faire une bonne relance client sans vexer vos clients, il faut que vous prévoyiez une étape dite de prévenance avant l’arrivée de l’échéance des factures de vos clients. Cette étape est importante, car la plupart des entreprises qui attendent l’échéance des factures pour commencer la relance sont impayées dans les temps voulus. Cette étape permet alors de rappeler aux clients que l'échéance de leur facture est imminente et qu’il faut penser à payer. Grâce à ce procédé, vous rendez un énorme service à votre client, vous saurez si votre client serait en mesure de vous payer à temps ou non et de ce fait, vous allez prendre les mesures adéquates pour y faire face. Vous aurez également de fortes chances pour que votre client vous paie rapidement.
Par conséquent, si vos clients vous paient, il vous est conseillé de ne pas clôturer tout de suite les dossiers, mais au contraire vous devez remercier vos clients. Ce remerciement sera utile pour préserver l’image de votre entreprise, pour respecter vos clients et pour l’encourager à payer plutôt ses factures la prochaine fois.
Utiliser des logiciels performants pour automatiser vos tâches.
Actuellement, nous vivons pleinement dans l’ère de la technologie. Il faut alors profiter de cette technologie évoluant pour faire la relance client. Nous vous recommandons alors de trouver un logiciel performant pour gérer le recouvrement de toutes vos créances. Les avantages de ces logiciels sont nombreux. Ils classent automatiquement tous les clients et leur appliquent des procédés de relance personnalisée. Ils vous permettent de gagner un temps précieux, car ils appliquent en quelques clics seulement les procédures de relance à l’ensemble de tous vos débiteurs. Et enfin, ils optimisent vos relances en partageant sur son interface les informations nécessaires.